Возможности архивирования и цифрового поиска

В США еще с 2006 года согласно разъяснений Верховного Суда в отношении Правил гражданского судопроизводства (Federal Rules of Civil Procedure) возможно представление электронных документов в качестве материалов для изучения судом. Определено, что в качестве подобных документов могут рассматриваться любые данные, если они могут быть преобразованы в визуальные формы. Таким образом, данное правило касается любых сообщений электронной почты, электронных таблиц, календарей и пр. Аналогичные нормы в настоящее время действуют и в судебной системе многих других стран.

Сокрытие чувствительных данных от неавторизованного доступа

Законодательство о защите персональных данных и требования разнообразных стандартов, таких как PCI и др. , налагают определенные требования на процедуры архивирования и доступа к некоторым данным в архивах. Структура защиты и архивироания данных рассматриваемая далее достаточно сложна, поэтому нарынке присутствуют готовые програмные комплекты для решения этих задач, один из производитель таких продуктов это Этлас-софт, ознакомиться с продуктами можно на сайте: atlas-soft.ru.
К таким требованиям относится необходимость идентифицировать и отслеживать все попытки восстановления защищенных данных, включая данные о кредитных картах, номерах социального страхования, идентификаторов пациентов, кодов медицинской диагностики, водительских лицензий и пр. В ряде случаев в момент извлечения подобных данных из архива требуется видоизменять их, подставляя стандартный шаблон вместо реальных данных.

Хранилище данных

Многие современные компании в целях экономии ресурсов и сберегая окружающую среду минимизируют обращение бумажных документов и переходят на использование исключительно электронных носителей. Такой принцип распространяется как на внутренний документооборот компании, так и на взаимодействие с клиентами и партнерами. Для таких случаев очень важно обеспечить возможности точного восстановления всех значимых документов. Однако накопление множества больших файлов и сообщений электронной почты способно перегрузить ключевые сервера компании, повысить риски сбоев и потери данных - возникает необходимость переноса архивных данных с основных серверов в отдельное хранилище, чтобы снизить нагрузку на них.
MessageSolution Enterprise Email Archive и Enterprise File Archive обеспечивают безопасное хранение в централизованном хранилище всех электронных коммуникаций и файлов организации в течение неограниченного времени. Enterprise File Archive и Enterprise SharePoint Archive поддерживают более 400 файловых форматов и интегрируются со средствами поиска Windows. После первичной инсталляции и настройки продукты позволяют автоматизировать ваши политики архивирования и реализовать механизмы внутреннего контроля и обеспечения сохранности данных.

Повышение эффективности процедур цифрового поиска

Использование возможностей Enterprise Email Archive, Enterprise File Archive и SharePoint Archive для цифрового поиска позволяет сотрудникам юридической службы компании быть эффективными и оперативными в любых задачах розыска документов и переписки. Такие функции как управление делами, исследование прецедентов (Early Case Assessment), юридическая экспертиза (Legal Review), совместная работа, замещение данных (Redaction) и другие, позволяют быть убедительными в своих доводах, а легко доступный архив всех файлов и переписки служит источником подтверждающих фактов и документов. Специальные средства миграции данных из локальных PST, NSF и GroupWise-файлов обеспечивают централизованное управление архивированием и цифровым поиском где бы ни находились исходные данные.
Встроенный поисковый механизм превращает в анахронизм традиционные методы исследования цифровых данных.
Поддерживается полнотекстовый поиск по сообщениям электронной почты, файлам и вложениям, по датам, отправителям, получателям, размерам, форматам, темам и любым ключевым словам или фразам на любых языках. Реализована двоичная логика и нечеткий поиск, возможности отбора и последовательного поиска по отобранным результатам, если результаты первоначального поиска слишком объемны. Возможно сохранение результатов поиска для последующего совместного изучения или повторного просмотра. Существует даже функция автоматического запоминания 10 наиболее часто используемых пользовательских запросов, которая ускоряет работу пользователей при большом числе однотипных задач. При этом пользовательские интерфейсы поиска предельно просты, и работа с ними не требует предварительного обучения или помощи IT-специалистов.
Любое свидетельство, найденное в архиве однажды, может быть восстановлено на почтовом сервере и воспроизведено в первичном формате буквально одним кликом.

Средства автоматической подмены данных (MessageSolution Data Redaction)

Специальная функция MessageSolution Data Redaction позволяет отслеживать все попытки восстановления конфиденциальных данных (например, данные о счетах, кредитных картах, номерах социального страхования, идентификаторов пациентов, кодов медицинской диагностики и пр.). В моменты обращения к документам в архиве, содержащим подобные данные, происходит их подмена на типовой шаблон, который и видит пользователь.

Снижение требований к системам хранения

Внедрение архивирующей платформы MessageSolution не требует жертв с точки зрения производительности вашей серверной инфраструктуры. Перенос массы почтовых сообщений в репозиторий Enterprise Email Archive позволяет снять лишнюю нагрузку с основных почтовых серверов и вернуть их на пик эффективности и производительности при решении основных задач. При этом специальные механизмы расчистки (stubbing), реализованные в составе Enterprise Email Archive, сохраняют для пользователей совершенно транспарентные и привычные интерфейсы доступа к почте, находящейся в архиве. Эффективность хранения данных в Enterprise Email Archive, Enterprise File Archive и SharePoint Archive резко возрастает благодаря множеству функций, снижающих темпы роста дискового пространства.
Продукты MessageSolution обладают уникальным механизмом компрессии "на лету" - одним из лучших в индустрии. Он обеспечивает приблизительно 75%-ое сжатие файлов и данных электронной почты (в среднем). Средства отбора единственного экземпляра гарантируют, что-только одна копия идентичных файлов и вложений будет занесена в архив. И наконец, для предотвращения засорения архива персональной и "мусорной" почтой предусмотрены специальные критерии фильтрации.
Стоимость систем хранения резко падает, когда оказывается, что требования к их размеру уменьшены вчетверо. Кроме того, компании получают свободу в выборе самих устройств и систем хранения. Enterprise Email Archive, Enterprise File Archive и SharePoint Archive поддерживают системы хранения, включающие разрозненные недорогие устройства хранения различного типа, на которых может располагаться множество репозиториев с архивными данными.

Обеспечение исполнения требований регуляторов и международных стандартов (для корпоративных юристов и консультантов)

Входящие в состав архивирующих продуктов MessageSolution средства автоматизации могут быть настроены для реализации действующих корпоративных политик. Это позволит не только управлять правилами архивирования и правами доступа пользователей к архивным данным, но и уведомлять ответственных лиц о любых попытках нарушения этих правил или фальсификации данных в архиве. Специальные средства аудита (логирования) позволяют отследить любые действия пользователей по внесению, поиску, восстановлению и изменению данных. Корпорации могут полностью удовлетворить требования разнообразных регуляторов в части обеспечения безопасности, полноты и аутентичности информации в архивах. Все эти функции, дополненные процедурами внутреннего аудита и контроля персонала, позволяют минимизировать риски противоправных манипуляций, кражи данных, неэтичного поведения и прочих действий, оказывающих негативное влияние на имидж компании и ведущих к потерям и судебным искам разного рода.